Contrata un organizador de eventos

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Cuando vamos a realizar un evento nos esmeramos para que este sea perfecto para nuestros invitados pensamos en cada uno de los detalles e incluso imaginamos como se vería, pero tenemos tantas cosas que hacer que la realidad no tenemos en claro por dónde comenzar, cuáles son todos los puntos a tener en cuenta, el tiempo que no llevara planearla, saber el presupuesto con el que contamos y saber donde podemos conseguir a los mejores proveedores y para ello puede ser de gran ayuda contratar una organizadora de eventos.

Es por eso, que muchas veces, se vuelve pesado y una carga difícil de llevar, cuando en realidad debería ser algo divertido de realizar, y por ello es donde aparece la figura del organizador de eventos, quien colabora desde la hora cero, en la el armado, planificación y coordinación de las diferentes etapas y detalles de la fiesta, brindando la tranquilidad al cliente de poder disfrutar de todo y de cada uno de los momentos. Pero para ello es necesario que sepas que es lo que deseas poder transmitirlo, de esta manera el organizador pueda saber como empezar a armar tu fiesta, que proveedores necesita, como lo son el salón, catering, decoración, dj o grupo musical, foto-video, diseñadora de moda, maquillaje, y más, cada detalle estará expuesto y será el cliente quien decida cual alternativa tomar. Lo importante es que él tendrá en sus manos la elección de diferentes opciones dentro de lo que está buscando, y, además, lo puede decidir sentado en su casa, en los horarios que tenga disponible, esto será en una charla amena y divertida, en la cual podrás aterrizar tus ideas y ver que es lo más conveniente para ti.

Por ejemplo: si es una boda participan los futuros cónyuges, si es un 15 lo hace la quinceañera acompañada de su familia, si es una fiesta para sorprender a mamá o papá en su cumple o aniversario de bodas, serán los hijos quienes disfruten del armado de ese gran momento, con el plus de elegir los detalles que sorprendan a sus padres sin que ellos tengan que intervenir.

Esta idea es de gran ayuda si no cuentas con tiempo suficiente para poder realizar el evento de tus sueños, además de que te ayudan a tener mayor claridad al decidir los servicios que desees contratar, comparando presupuestos para que pagues lo justo, y con su experiencia, te pueden dar ideas novedosas y otras alternativas válidas para tu evento, asiendo que sea un éxito.

¿Cómo organizar un evento?

  • Una buena organizadora de eventos provecha el poder de los medios sociales como Instagram a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
  • Debes innovar y llevar tu creatividad al máximo, piensa de forma diferente. Es muy probable que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias, eventos y fiestas, procura que el tuyo sea memorable.
  • Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un largo historial de éxitos en el sector; y si tienes experiencia pero no quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas alojadas en la web diseñadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.
  • Asegúrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difícil “romper el hielo” y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y aprovecha el poder de la “gamificación”.
  • Conoce a tu público, adapta el mensaje y los contenidos del evento a él. Las personas que asisten a tu evento son tus clientes, así que debes esforzarte por conocerles bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Además, siempre debes incluir un turno de preguntas después de cada presentación o sesión.
  • Establece metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI).
  • Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento, así como en sus perfiles en los medios sociales, a fin de enseñar a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.
  • A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi no quiere decir que sea una red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda básico y, para los que lo necesitan, un servicio “premium” de pago.
  • Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento; a pesar del esfuerzo adicional, te sorprenderá lo importante que es para un creciente número de personas.
  • En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento, asegúrate de que se lance un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo versiones para PC, móviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.

 

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